ネットワークを活用したシステム構造

給食会社D社様は、主に福祉施設の給食業務を受託している企業様です。
弊社システム導入前は、各施設に給食システムを導入していましたが、
データ共有ができない、スタンドアロン(独立型)で使用していました。

①データ共有の利便性

ソフトム
Q.まず、今回切り替えをご検討されたきっかけをお教えください。
D社様
私はエリアマネージャーをしているのですが、
管理業務の一環で各施設でどのような献立をお客様に提供しているか、
という確認を行っております。
当時のシステムはスタンドアロンであるため、
各施設に直接伺いデータを見たり、
帳票類を提出してもらう必要がございました。
施設間は車の移動で20~30分ほどかかり、
移動だけでも半日以上時間をかけてしまう日もございました。

また、ありがたいことに受託件数は上昇傾向だったので、
このままでは業務に支障が出てしまうと、懸念しておりました。
この状況を改善するために、
ネットワークを利用した給食システムの導入実績が豊富と
以前から聞いていたソフトムさんに提案をお願いしました。

今では本社にあるPCで、
各施設の献立を確認することができるようになったので、
献立確認のために施設に行くこと、
帳票類の提出を催促するようなことはなくなりました。
また、移動に使っていた時間は、
他の業務に使うことができるようになりました。

②複数施設管理を意識したデータ構造

ソフトム
Q.ありがとうございます。そのほか、システム切替で感じていただいた
メリットを教えてください。
D社様
ネットワークを活用したシステムというだけあって、
複数施設管理の機能が優れており、
今までできなかった
各施設の原価管理・発注管理ができるようになりました。
必要に応じて施設担当者に対し、指導の指標として使わせて
もらっています。

システムの構造は複数施設管理を考慮し、
設計されていると感じました。
例えば、以前のシステムだと食品や仕入先の登録は、
各施設のシステムで設定する必要がありましたが、
1つの食品に各施設の情報を持たせる部分など、ですね。
また、新人には献立作成のフォローが必要で、
新人が献立作成→帳票送付→私が確認、
という流れでやっていたため、
帳票を受け取るまでのタイムラグがありましたが、
本社で直接修正でき、リアルタイムで反映されるので、
スピーディかつ効率的になりました。

人員不足という点でも役に立っており、
調理現場では調理員が不足した場合、
栄養士が現場作業に入る場合が多く、
デスクワークに時間をかけられない、ということがあります。
こういった場合は、
本社の栄養士が代理で献立を作成してあげることも
できるので助かっています。

③データ共有による副産物

ソフトム
Q.今後の実施予定の運用をお教えください。
D社様
まずは、仕入先の統一を考えております。
全施設でデータ共有できているので、
仕入先を絞り込み、仕入先の選定の簡略化を図ろうと考えています。
仕入先や商品の選定は現場でかなり負担になってしまっています。
原価管理に直結しますからね。

今後は本社が中心に、
仕入先・発注商品の選定業務を実施していく予定です。
合わせて基本献立も考えています。
現在は各施設の担当者にほぼ任せている状況ですが、
正直献立作成スキルには個人差がありますし、
マンネリ化しやすいと思っています。

ただ、お客様のご要望が優先ですから、基本献立をベースにし、
お客様のご要望に合わせて
各施設で基本献立にアレンジを加えていく、
という運用とする予定です。
ある程度基本献立で提供できるようになったら、
本社からの一括発注を行ない、
仕入金額の減額が最終目標です。

取材後記
D社様にはネットワークを活用したシステムでご導入いただき、ご評価いただきました。
理想としている運用が実現できるよう引き続きフォローさせていただきます。